Datenschutzerklärung

1. Grundsatz: anonym als Standard

geMAInsam ist auf Datensparsamkeit und Anonymität ausgelegt (Privacy by Design). Für das Einbringen von Anliegen und das Abstimmen ist keine Registrierung nötig. Von dir als einreichender Person werden kein Name, keine Adresse und keine IP-Adresse erfasst. Eine E-Mail-Adresse oder die Angabe deines Namens sind ausschließlich freiwillige Zusatzfunktionen (siehe Nr. 6 und 7) und niemals Voraussetzung für die Teilnahme.

2. Verantwortliche Stelle

[Stadt Mainburg, Anschrift, Vertretung]. Im Pilotbetrieb wird die Plattform technisch von der [ROBTEC … ] als Auftragsverarbeiterin betrieben (Vertrag nach Art. 28 DSGVO); dies umfasst auch den unter Nr. 5 beschriebenen KI-Rechenknoten. Datenschutzbeauftragte:r: [Name, Kontakt].

3. Welche Daten verarbeitet werden

• Dein Beitragstext. Es entstehen zwei Fassungen: (a) das Original (wortgetreu) – nur für die zuständige Stelle (Verwaltung / Stadtrat) zur Bearbeitung zugänglich; (b) eine öffentliche, anonymisierte Fassung, in der Namen entfernt sowie Kfz-Kennzeichen, Telefon und E-Mail neutralisiert werden – aus ihr entstehen die öffentlich sichtbaren Themen.
• Optional ein Standort deines Anliegens: entweder grob (Ortsteil) oder – beim Mängelmelder – ein genauer Punkt (Koordinaten/Adresse; per GPS, Pin auf der Karte oder Adresssuche). Der Standort beschreibt die Sache (z. B. ein Schlagloch), nicht dich. Genaue Koordinaten/Adresse sind nur für die zuständige Stelle (z. B. Bauhof) sichtbar, nicht öffentlich; auf der öffentlichen Karte erscheinen nur Marker veröffentlichter Mängel-Themen (ohne Adresse/Freitext).
• Optional Kontaktdaten für Rückfragen/Benachrichtigung: eine E-Mail-Adresse (mit Bestätigung – Nr. 6) und/oder Name, Wohnort und Telefonnummer (Nr. 7) – jeweils nur, wenn du dem ausdrücklich zustimmst.
• Keine Speicherung von IP-Adresse, Identität der einreichenden Person, Geräte-Kennung oder Tracking-Cookies.

4. Abstimmung

Beim Abstimmen wird kein Personenbezug gespeichert. Um Mehrfachabstimmung zu verhindern, wird serverseitig ein anonymer, regelmäßig wechselnder Prüfwert (HMAC-Token) gebildet – aus diesem lässt sich keine Person ableiten. Zum Schutz vor automatisierten Stimmen kommen einfache technische Maßnahmen (u. a. ein verstecktes Prüffeld und eine Begrenzung der Anfragehäufigkeit) zum Einsatz.

5. Verarbeitung durch Künstliche Intelligenz

Eingaben werden durch eine selbst betriebene KI (self-hosted) zu sachlichen, anonymen Themen verdichtet und zusammengefasst; dabei wird der Text auch anonymisiert. Hierfür wird der Beitragstext an einen dedizierten KI-Rechenknoten der Betreiberin übermittelt, der über eine verschlüsselte Direktverbindung (VPN, WireGuard) angebunden ist. Es handelt sich um eigene Hardware der Betreiberin im Inland – es findet keine Übermittlung an externe KI-Dienste, keine Nutzung öffentlicher Cloud-KI und keine Übermittlung in Drittländer statt. Die Daten werden auf dem KI-Knoten nur flüchtig zur Berechnung verarbeitet und dort nicht dauerhaft gespeichert. KI-erzeugte Texte (z. B. Themen-Zusammenfassungen) sind in der Oberfläche als „KI-erstellt" gekennzeichnet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt – über die Bearbeitung von Anliegen entscheiden Menschen (Verwaltung/Stadtrat).

6. E-Mail für Status & Rückfragen (freiwillig, mit Bestätigung)

Du kannst freiwillig eine E-Mail-Adresse hinterlegen, um über den Bearbeitungsstand deines Anliegens informiert zu werden, bis es umgesetzt oder abgelehnt ist. Dazu setzen wir ein Double-Opt-in ein: Nach der Eingabe erhältst du eine Bestätigungs-Mail; erst nach Klick auf den Bestätigungslink wird das Abo aktiv. Gespeichert werden deine E-Mail-Adresse, der Bezug zum jeweiligen Anliegen und der Bestätigungs-/Abmeldestatus. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst das Abo jederzeit über den Abmeldelink in jeder Mail widerrufen; danach wird die E-Mail-Adresse aus dem Abo entfernt. Der Versand erfolgt über [SMTP-Dienstleister / eigene Mail-Infrastruktur]. Gibst du beim Mängelmelder eine E-Mail an, läuft sie über dasselbe Bestätigungsverfahren (Double-Opt-in); die zuständige Stelle (z. B. Bauhof) kann dich darüber bei Rückfragen zu deinem Anliegen erreichen. Erst nach Bestätigung wird die E-Mail gespeichert – eine unbestätigte oder fremde Adresse wird nicht verwendet.

7. Optionale Identität & Kontakt: Name, Wohnort, Telefon (freiwillig)

Standardmäßig bleibst du anonym. Du kannst optional deinen Namen und Wohnort und – z. B. beim Mängelmelder für Rückfragen – eine Telefonnummer angeben. Diese Angaben werden nur gespeichert, wenn du die entsprechende Zustimmung aktiv setzt (Opt-in), sind nur für die zuständige Stelle sichtbar (nicht öffentlich) und werden ausschließlich zur Bearbeitung bzw. Rückfrage zu deinem Anliegen genutzt. Eine Telefonnummer wird – anders als die E-Mail – technisch nicht gesondert verifiziert; gib daher bitte nur deine eigene an. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst.

8. Protokollierung (Nachvollziehbarkeit)

Bearbeitungsschritte der zuständigen Stelle (z. B. Statusänderungen, Zusammenführen oder Ablehnen von Themen) werden manipulationssicher protokolliert, um die Beteiligung nachvollziehbar und überprüfbar zu halten. Dies betrifft Handlungen der Verwaltung/des Stadtrats, nicht die einreichenden Bürgerinnen und Bürger.

9. Hosting & Speicherort

Anwendung und Datenbank werden self-hosted auf einem Server in Deutschland betrieben ([Hetzner, Rechenzentrum Falkenstein]). Der unter Nr. 5 genannte KI-Rechenknoten steht ebenfalls im Inland und ist ausschließlich über die verschlüsselte VPN-Verbindung erreichbar. Es werden keine Daten in Länder außerhalb der EU übertragen.

10. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. den einschlägigen landesrechtlichen Vorschriften) bzw. auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit eine solche erforderlich ist (siehe Nr. 6 und 7). Da Beiträge und Stimmen anonym gespeichert werden, liegt insoweit regelmäßig kein Personenbezug vor.

11. Speicherdauer

Anonymisierte Beiträge und Themen werden für die Dauer der Bürgerbeteiligung gespeichert und [nach Abschluss/Frist] gelöscht oder weiter anonymisiert ausgewertet. E-Mail-Abonnements werden mit dem Widerruf bzw. mit Abschluss des Anliegens beendet; freiwillig angegebene Namensdaten werden mit dem Widerruf gelöscht.

12. Deine Rechte

Dir stehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit zu. Da die Daten überwiegend anonym gespeichert werden, können wir einzelne Beiträge in der Regel keiner Person zuordnen (Art. 11 DSGVO); eine Identifizierung allein zur Wahrnehmung dieser Rechte ist nicht erforderlich. Soweit du freiwillig eine E-Mail-Adresse oder deinen Namen angegeben hast, kannst du diese Angaben jederzeit widerrufen bzw. ihre Löschung verlangen. Es besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde ([Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz]).

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz: [Kontakt der verantwortlichen Stelle / Datenschutzbeauftragte:r].